Advokatfirmaet Selmer

Behov for enkel gjenfinning av dokumenter

Med eDOCS DM fra OpenText har Advokatfirmaet Selmer all saksrelatert informasjon ett sted; sikkert lagret og lett tilgjengelig. Gevinsten er en mer effektiv hverdag for medarbeiderne og bedre service overfor klientene. 

Gjenfinning av dokumenter 


Tidligere hadde vi saksrelaterte dokumenter lagret i filstruktur og dermed ingen mulighet for gjenfinning av dokumentene via søk. Dette gjorde det lite tilfredsstillende med tanke på gjenbruk og gjenfinning av tidligere lagrede dokumenter. Det var tidkrevende å finne igjen informasjon når vi trengte den, og ikke all informasjon var tilgjengelig på tvers av organisasjonen. I tillegg var det flere versjoner av samme dokument. Innføringen av eDOCS DM og tilhørende tilleggsmoduler førte til en helhetlig løsning som ivaretok alle behov rundt informasjonsbehandling, slik som versjonshåndtering, sikkerhet, søk på tvers og historikk, sier IKT-sjef Morten Falch

Stor produksjon av dokumenter

Brukerne i Selmer så selv behovet for et elektronisk dokumenthåndteringssystem i sitt daglige arbeide med en stor produksjon av elektroniske dokumenter. Det var viktig for dem at systemet som ble innført skulle være brukervennlig og integreres i de applikasjoner de arbeidet med i sitt daglige arbeid, som Utforsker, Outlook og MS Office. Dette kravet innfridde eDOCS DM, og brukerne opplever nå mye større trygghet da de vet at ting arkiveres i systemet, med riktig sikkerhet og historikk på dokumentets livssyklus.

Advokatene har tilgang til alle dokumenter som er lagret på sakene de jobber med, og det er lett for en ny saksbehandler å lese seg opp på saksbildet.

Alle ansatte i Selmer benytter seg av løsningen, og på lik linje med saksinformasjon lagres også all intern informasjon i eDOCS DM. Advokatene lagrer sin produksjon under klient/sak, og Administrasjon har opprettet hver avdeling som en klient og derunder flere poster som saker. Dermed lagrer også administrasjon sin produksjon i eDOCS DM.

Dette gjør at Selmer har tilgang til all typer informasjon i ett system. I tillegg har Contesto laget en fast integrasjon mot Selmer sitt ERPsystem som henter ut klientinformasjon som gjenbrukes i eDOCS DM ved lagring både via maler og ad-hoc.

Foruten integrasjon med de forskjellige systemene er profil-kortet for søk og lagring laget etter de ansattes ønsker om registrering av metadata. I tillegg har vi tatt i bruk Email filing som et tilleggsverktøy for lagring av epost på en enkel og effektiv måte, samt pdfDOCS Desktop til pdf-behandling av dokumenter, sier Falch.  

Suksesshistorier

Gevinsten er en mer effektiv hverdag for medarbeiderne og bedre service overfor klientene.

Advokatfirmaet Selmer DA

Firma: Advokatfirmaet
Selmer Bransje: Advokat
Ansatte: 180
Webside: www.selmer.no
contesto-logo-bunn
Telefon  45 20 70 00
post@contesto.no
Stavanger

Hovedkontor
Stokkamyrveien 13 (inngang D)
4313 Sandnes
Oslo

Avdelingskontor
Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo
© Contesto 2013
post@contesto.no
Telefon  45 20 70 00
Stavanger

Hovedkontor
Stokkamyrveien 13 (inngang D)
4313 Sandnes
Oslo

Avdelingskontor
Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo