Den Norske Opera og Ballett

Bedre kontroll og deling av informasjon.

Den Norske Opera og Ballett var på jakt etter et system for bedre kontroll over informasjon, enklere mulighet for deling, og tilrettelegging for et delt arkiv i et felles system med godkjente arkivegenskaper. 

Tidligere arbeidet de på filstruktur, og det var vanskelig å vite hvor dokumentet var lagret og hva som var siste versjon. I tillegg var det ikke satt opp tilgang til dokumenter på tvers av avdelingene, noe som gjorde det utfordrende å dele dokumenter på en god måte. «Det blir en veldig fragmentert løsning når man har filservere, og det er opp til hver avdeling å organisere det selv», sier Ingeborg Svenseid, arkivleder i Den Norske Opera og Ballett.

Vurderingen

Med behov fra både IT, sluttbrukere og ledelse, gjennomførte Den Norske Opera & Ballett en ordinær anbudskonkurranse i 2007. Flere systemer ble vurdert, og valget falt på eDOCS DM.

I dag er Den Norske Opera og Ballett 350 brukere som lagrer i samme system, der de har tilrettelagt for god tilgangskontroll og tilbyr ulike sett med metadata for lagring og gjenfinning. Når Ingeborg Svenseid blir spurt om hva som har bedret seg etter at de har fått innført eDOCS DM svarer hun «Vi har endelig fått en felles elektronisk dokumenthåndterings- og arkivløsning. Vi har en enklere måte å dele informasjon på og vi har full historikk på alle dokumenter som lagres.».

Den Norske Opera & Ballett bruker SuperOffice som sitt CRM system, og har behov for at den valgte dokumenthåndteringsløsningen fungerer sammen med dette. Contesto tilbyr en slik løsning, som sørger for at brukere får tilgang til eDOCS DM dokumenter direkte i SuperOffice sitt grensesnitt. De bruker også en løsning for varsling, der de kan skanne og registrere både elektronisk og fysisk post, og automatisk varsle brukeren via e-post når de mottar ny post.

Brukerne lagrer alle typer informasjonsobjekter i løsningen, alt fra administrative dokumenter, kontrakter, korrespondanse, planer, rapporter, rutiner, retningslinjer og publikasjoner.

Brukerne opplever fortsatt at søk og gjenfinning kan være noe utfordrende, og vil kontinuerlig hjelpe og finne smarte måter å søke på.

For at alle ansatte i Den Norske Opera & Ballett skal ha samme kunnskap om løsningen, gjennomfører de kurs og introduksjon på ca. 2 timer ved nyansettelser. Fordelene er at man raskere finner relevant informasjon, i riktig versjon, da alle bruker samme løsning. Man kan også søke etter spesifikke prosjekter og få oversikt over all tilhørende dokumentasjon.

Contesto som samarbeidspartner

Når vi spør Ingeborg Svenseid om hva hun synes om samarbeidet med Contesto, svarer hun «Vi har et veldig bra samarbeid. Contesto gir oss rask respons og har ryddige og profesjonelle konsulenter. Jeg ser kun positivt på samarbeidet».

Suksesshistorier

Vi har endelig fått en felles elektronisk dokumenthåndterings- og arkivløsning 

Den Norske Opera og Ballett

Firma: Den Norske Opera og Ballett
Bransje: Organisasjon
Antall ansatte: 350
Webside: www.operaen.no
contesto-logo-bunn
Telefon  45 20 70 00
post@contesto.no
Stavanger

Hovedkontor
Stokkamyrveien 13 (inngang D)
4313 Sandnes
Oslo

Avdelingskontor
Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo
© Contesto 2013
post@contesto.no
Telefon  45 20 70 00
Stavanger

Hovedkontor
Stokkamyrveien 13 (inngang D)
4313 Sandnes
Oslo

Avdelingskontor
Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo