Forskerforbundet

Behov for gjenfinning og historikk

Bakgrunn for anskaffelsen


Forskerforbundet hadde behov for en løsning som kunne forbedre måten sekretariatet arbeidet på i forbindelse med å skape, behandle, lagre, dele og gjenfinne dokumentasjon.

"Vi hadde utfordringer knyttet til lagring og gjenfinning av dokumenter, som følge av at dokumenter og informasjon ble lagret i papirform, på filserver, i privat e-post og på den enkeltes PC", forteller Juridisk rådgiver i Forskerforbundet, Birgitte Olafsen. "Vi hadde heller ingen god løsning for innkommende og utgående post, og hadde behov for å få kontroll og oversikt".

Mål for dokumenthåndteringsløsningen

Forskerforbundet hadde tre mål med innføringen av nytt dokumenthåndteringssystem. Det første og viktigste målet var sikker lagring, forenkling av registrering og gjenfinning av dokumenter og korrespondanse i forbindelse med saker. Det andre var å bidra til mer effektive arbeidsformer, som felles rutiner, arbeidsprosesser og struktur. Det tredje målet knyttet seg til sammenheng mellom informasjon og organisasjon, og minst mulig dobbeltlagring.

Forskerforbundet benyttet seg av et eksternt rådgivningsselskap for utarbeidelse av kravspesifikasjon og utvelgelse av systemleverandør. Det var viktig for Forskerforbundet at de ikke risikerte å drukne i et stort supportsystem. De ønsket seg en mindre leverandør hvor de kunne få tett oppfølgning. Valget falt på Contesto og eDOCS DM med tilleggsmoduler.

System og integrasjon

For å dekke kravene innen informasjonshåndtering, valgte Forskerforbundet å implementere følgende produkter: eDOCS Document Management (DM) for arbeidet med aktive dokumenter og eDOCS Records Management (RM) for langtidsarkivering og regelsatt oppbevaring. De valgte også å ta i bruk modulene pdfDocs Desktop og OCR server, som tilbyr funksjonalitet rundt blant annet konvertering til PDF-format.

Forskerforbundet hadde behov for utvidet funksjonalitet for håndtering av epost, og har styrket løsningen ved å implementere tilleggsmodulen Email Filing.

For å slippe å vedlikeholde data i flere systemer har Forskerforbundet valgt å integrere eDOCS DM med interne fagapplikasjoner som blant annet medlemssystemet. Dette gjør at dokumentasjon lagres på riktig medlem i alle saker, og man har oppdatert informasjon om alle medlemmer tilgjengelig for videre bruk i dokumenthåndteringsløsningen.

Opplæring og rutiner

Alle i Forskerforbundets sekretariat, med særlig vekt på Juridisk – og Forhandlingsseksjonen, bruker systemet. Det er bestemt at all informasjon skal lagres i eDOCS DM, slik at alle får tilgang til lik informasjon. I denne forbindelsen var sikkerhet mellom avdelingene meget viktig. Det er lagt stor vekt på gradering i løsningen i forbindelse med hvem som skal ha tilgang til hva, og hvilken type tilgang de skal ha.

Implementeringsprosjektet hadde god forankring i ledelsen, noe som bidro til at innføringen av nytt dokumenthåndteringssystem ble godt mottatt i organisasjonen. Forskerforbundet møtte en del utfordringer da det kom til opplæring, da det var variabelt nivå blant brukerne. Det ble derfor tidlig i prosjektet planlagt at man vektla god og tilrettelagt opplæring, noen ganger individuell. I tillegg har Forskerforbundet fokusert sterkt på utarbeidelse av interne rutiner og prosedyrer.

Informasjon om kunden

Forskerforbundet har nærmere 18 000 medlemmer, og er landets største og ledende fag- og interesseorganisasjon for ansatte i forskning, høyere utdanning, museer og kulturminnevern. Forskerforbundet arbeider for høyere lønn og bedre arbeidsvilkår for medlemmene, og ivaretar medlemmenes interesser i forsknings- og utdanningspolitiske spørsmål. Forbundet er tilsluttet Unio, Hovedorganisasjonen for universitets- og høyskoleutdannede. Forskerforbundets medlemmer er ansatt i vitenskapelige, administrative og bibliotekfaglige stillinger ved universiteter, høgskoler, forskningsinstitutter, museer, arkiver, forskningsråd, departementer, direktorater og i helsesektoren.
 

Suksesshistorier

Med eDOCS Document Management fra Contesto har Forskerforbundet erstattet sitt papirarkiv og den tidligere lagringen på filserver og lokale arbeidsområder. De har oppnådd tilgang til relevant informasjon og dokumenter på tvers av de ulike fagsystemene.

Forskerforbundet

Firma: Forskerforbundet
Bransje: Organisasjon
Ansatte: 38
Web: www.forskerforbundet.no
contesto-logo-bunn
Telefon  45 20 70 00
post@contesto.no
Stavanger

Hovedkontor
Stokkamyrveien 13 (inngang D)
4313 Sandnes
Oslo

Avdelingskontor
Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo
© Contesto 2013
post@contesto.no
Telefon  45 20 70 00
Stavanger

Hovedkontor
Stokkamyrveien 13 (inngang D)
4313 Sandnes
Oslo

Avdelingskontor
Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo