Multiconsult

En felles løsning for alle regionskontorer
Med dagens strategi og oppdragsportefølje er Multiconsult avhengig av et godt dokumenthåndteringssystem. De arbeider på tvers av regionskontorer, datterselskaper, og sammen med kunder, samarbeidspartnere og underleverandører i oppdragene sine. Arbeidsdagen ville ikke vært den samme uten Content Server. Før Content Server ble implementert i 2008, hadde alle regionskontorer egen server, og lagret alle dokumenter på egen filstruktur. Det var vanskelig å ha oversikt over dokumenter, og de hadde ikke samme mulighet til å identifisere dokumenter slik de har i dag.

Vurderingen

Etter vurderinger ut ifra kravspesifikasjon, der 4 ulike systemer ble sett nærmere på, havnet valget på Content Server (tidligere Livelink). I starten var det utfordringer med å få alle ansatte til å se nytteverdien av et slikt system, men interne ildsjeler har bidratt til at systemet nå har fått bred aksept i organisasjonen. I tillegg har ledelsen tatt eierskap til løsningen, noe som indikerer forankring, som igjen smitter over på de ansatte. Ledelsen hadde ikke samme fokus tidligere, men de har nå sett fordelene og ønsker å satse bredere på dokumenthåndtering i Multiconsult.

Løsningen

«Med Content Server har hele selskapet fått ett felles system for dokumenthåndtering» sier Kari Merete Arfvedahl, oppdragsleder for Content Server. Vi kan jobbe når vi vil og hvor vi vil, så lenge vi har nettilgang. I stedet for å sende kopier av dokumenter til hverandre, sender vi linker til dokumentene. Dette gjør at vi slipper å fylle opp både innbokser og utbokser. Vi har søkemuligheter på alt vi produserer, og sporing på alle dokumenter. Vi har utviklet standard prosedyrer på hva som skal ligge hvor, og har én felles plattform å jobbe mot.

Når vi spør Arfvedahl om å påpeke hva som er avgjørende når man skal skaffe seg et dokumenthåndteringssystem er svaret: «Først og fremst må valg av system være strategisk forankret. Det må være bygd opp og konfigurert for å støtte opp om arbeidsprosessene i virksomheten. Dernest må man ha en gjennomtenkt implementeringsplan når et dokumenthåndteringssystem skal ut i drift. Det er en ting å installere flotte programmer, en annen ting er å få bruken til å fungere i organisasjonen. Organisasjonen må være moden for et dokument--håndteringssystem og planlegge overgangen. Det er helt avgjørende at noen tar eierskap, har oversikt på prosedyrer og at det foreligger en plan på hvordan ting skal gjøres».

Contesto som samarbeidspartner

Kari Merete Arfvedahl i Multiconsult, oppdragsleder for Content Server, sier de har fått en god samarbeidspartner i Contesto. Contesto har den bredden Multiconsult var på jakt etter, og har flere mennesker Multiconsult har dratt stor nytte av.

Suksesshistorier

Man må ha en plan når et dokumenthåndteringssystem skal ut i drift. Systemet må være bygd opp og konfigurert for å støtte opp om arbeids-prosessene i virksomheten, ikke omvendt. 

Multiconsult

Firma: Multiconsult AS
Bransje: Engineering/Rådgivning
Antall ansatte: 2100
Webside: www.multiconsult.no
contesto-logo-bunn
Telefon  45 20 70 00
post@contesto.no
Stavanger

Hovedkontor
Stokkamyrveien 13 (inngang D)
4313 Sandnes
Oslo

Avdelingskontor
Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo
© Contesto 2013
post@contesto.no
Telefon  45 20 70 00
Stavanger

Hovedkontor
Stokkamyrveien 13 (inngang D)
4313 Sandnes
Oslo

Avdelingskontor
Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo