Plan Norge

Brukervennlighet i fokus  
Plan Norge hadde ønske om å få inn et system der de kunne bruke mindre tid per ansatt på å lete etter dokumenter. De ville ha mulighet til å dele dokumenter, ha oversikt over dokumenter og også kunne være sikre på at ingen dokumenter gikk tapt. De siste årene opplevde Plan Norge at dokumentmengden eksploderte, og utrolig mye ble sendt per e-post. Mange dokumenter gikk mellom Plan i Norge og kontorene de hadde rundt om i verden, og mer og mer ble elektronisk.  

Tommy Thomassen forklarer seg slik om hovedgrunnen til at eDOCS DM ble valgt fremfor de andre dokumenthåndteringssystemene Plan Norge vurderte: «Vi så på andre løsninger også, men de hadde vanskeligere brukergrensesnitt og dermed høyere brukerterskel. eDOCS DM så veldig brukervennlig ut. eDOCS DM var standard integrert med alle de programmene ansatte i Plan Norge allerede jobbet mye i, noe som gjorde at løsningen var enkel å ta i bruk. Dette var programmer som MS Outlook, MS Word og MS Excel. Et annet stort pluss var at eDOCS DM lå lett tilgjengelig i Windows utforsker. Selv om dette, for noen av brukerne, var et nytt program, følte vi det ble lettere å både lære og overbevise folk om at det var dette de skulle bruke for lagring av all informasjon». 

Omstilling av arbeidsrutiner  

Tommy Thomassen forklarer at det i begynnelsen var utfordrende å overbevise alle ansatte om at de skulle bruke et felles system for å lagre dokumenter. Han sier videre «Jeg tror dette gikk mer på omstilling av arbeidsrutiner og det daglige arbeidet, samt hvordan man vanligvis jobbet, enn at man var en motstander av selve dokumenthåndteringssystemet. Så fort folk var i arbeidsmøter og opplæring, og fikk se eksempler i praksis, startet de å forstå hvordan løsningen fungerte. Da løsnet det mer og mer. Det var en terskel en måtte over i første omgang».  

Tommy Thomassen understreker at det er viktig å ha forankring i ledergruppen på slike endringer. Plan Norge hadde alltid med en leder eller dedikert person fra den enkelte avdeling, både på kurs og i arbeidsmøter. 

Nå, et halvt år senere er de fleste kjempefornøyde. Alle sier at det nå er lettere og raskere å finne dokumenter. De ansatte er glade for at de slipper å lete gjennom mange mapper hver gang de leter etter dokumenter, uten en gang å vite om dette er siste versjon. 

Samarbeidet med Contesto

«Vi er kjempefornøyde med samarbeidet. Contesto har mange dyktige folk hos seg som kjenner løsningen vår. Vi får alltid gode råd om hvordan vi kan bruke løsningen til det beste for oss og vår situasjon. Dette er alfa og omega ved valg av samarbeidspartner» sier Tommy Thomassen 
 

Suksesshistorier

Vi har oppnådd de målene vi hadde satt på forhånd! 

Plan Norge

Firma: Plan Norge
Bransje: Organisasjon og forbund
Ansatte: 50
Webside: www.plan-norge.no
sirkel-01

Document & Records Management

Effektive løsninger for dokumenthåndtering bidrar til at bedriften tar kontroll på informasjonen og sikrer den for fremtiden. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Nam luctus augue nisi, a pharetra ...
/Les mer
sirkel-02

Enterprise
Collaboration

Samhandlingsløsninger gir et konkurransefortrinn ved at man umiddelbart kan få tilgang til oppdatert informasjon, dele ideer, gi tilbakemeldinger, ha online møter, samt få tilgang til ressurspersoner og ...
sirkel-03

Search and Content Analysis

En stor utfordring er å finne riktig informasjonen til riktig tid når den kan være hvor som helst. Søk på tvers kan hjelpe bedrifter med å gjenfinne informasjon uavhengig av hvilken kilde den befinner seg i,  som for eksempel ...
/Les mer
sirkel-04

Business Process Management

All verdiskapning i virksomheten skjer gjennom organisasjonens prosesser. Innenfor og mellom prosessene vil det være behov for å effektivisere og kvalitetssikre informasjonsflyt og tilgjengelighet.
/Les mer
contesto-logo-bunn
Telefon  45 20 70 00
post@contesto.no
Stavanger

Hovedkontor
Stokkamyrveien 13 (inngang D)
4313 Sandnes
Oslo

Avdelingskontor
Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo
© Contesto 2013
post@contesto.no
Telefon  45 20 70 00
Stavanger

Hovedkontor
Stokkamyrveien 13 (inngang D)
4313 Sandnes
Oslo

Avdelingskontor
Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo