SKL AS

Bedre struktur og gjenfinning

Gjenfinning av dokumenter


Tidligere hadde vi vanlig filstruktur på en filserver som ble delt ut som logiske områder basert på hvem som skulle ha tilgang til hva. Dette gjorde det lite oversiktlig og fleksibelt i forhold til vår omorganisering til konsern. Vi hadde i tillegg et arkivsystem, men dette var lite brukt da grensesnittet ikke var tilfredsstillende.

Det var tidkrevende å finne igjen informasjon når vi trengte den, og ikke all informasjon var tilgjengelig på tvers av organisasjonen. Vi trengte også kontroll på arkiveringen i form av Records Management, samt tilfredsstillelse av kravene fra offentlighetsloven. Innføringen av eDOCS DM og tilhørende tilleggsmoduler førte til en helhetlig løsning som gir bedre struktur og gjenfinning, samt bedre sikkerhet selskapsmessig, og ikke minst i forhold til HR, sier divisjonsleder for IKT i SKL Marked AS Magne Hatlevik.

Forankring i ledelsen  

Da SKL implementerte eDOCS DM var det med tanke på at alle ansatte skulle bruke løsningen. Mottakelsen av nye rutiner var blandet. Ledelsen var hele tiden positiv, mens på mellomledernivå møtte vi skepsis i starten, men disse ble også positive etter hvert. Dette førte til at løsningen var godt forankret i ledelsen ved implementering, noe som var et stort pluss for mottakelsen i resten av organisasjonen. SKL har bygget eDOCS DM som en konsernløsning. Dette betyr at man har ett profilkort per selskap. Profilkortene er identiske øverst, og har selskapsspesifikke felter nederst. Dette gjør at man kjenner seg igjen, og alle selskapene har identiske obligatoriske felter. Ved en slik løsning er man garantert at sikkerheten blir ivaretatt, da man setter opp roller og grupper for hvert selskap med tverrfaglige grupper på tvers av selskapene. SKL Nett AS har i tillegg egne felter som omhandler offentlighetsloven på sitt profilkort. Løsningen gjør at SKL nå har tilgang til all type informasjon i ett system. Det er laget integrasjoner mot SKL sine interne fagsystemer Agresso, Customer9, Netbas, Jobtech og Qualiware. SKL har også laget sin egen kodeplan som er bygget på EBL-kodene. 

Foruten integrasjon med de forskjellige systemene er profilkortet for søk og lagring utarbeidet etter de ansattes ønsker om registrering av metadata. I løsningen er det og tatt i bruk TwinView for visning og rødmerking av CAD-tegninger, sier Hatlevik.  


 

Suksesshistorier

Med eDOCS DM fra OpenText har SKL oppnådd bedre struktur og sikkerhet, og mer effektiv gjenfinning av dokumenter. I tillegg har de fått bedre postrutiner og rutiner rundt offentlighetsloven.

Plan Norge

Firma: Plan Norge
Bransje: Organisasjon og forbund
Ansatte: 50
Webside: www.plan-norge.no
sirkel-01

Document & Records Management

Effektive løsninger for dokumenthåndtering bidrar til at bedriften tar kontroll på informasjonen og sikrer den for fremtiden. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Nam luctus augue nisi, a pharetra ...
/Les mer
sirkel-02

Enterprise
Collaboration

Samhandlingsløsninger gir et konkurransefortrinn ved at man umiddelbart kan få tilgang til oppdatert informasjon, dele ideer, gi tilbakemeldinger, ha online møter, samt få tilgang til ressurspersoner og ...
sirkel-03

Search and Content Analysis

En stor utfordring er å finne riktig informasjonen til riktig tid når den kan være hvor som helst. Søk på tvers kan hjelpe bedrifter med å gjenfinne informasjon uavhengig av hvilken kilde den befinner seg i,  som for eksempel ...
/Les mer
sirkel-04

Business Process Management

All verdiskapning i virksomheten skjer gjennom organisasjonens prosesser. Innenfor og mellom prosessene vil det være behov for å effektivisere og kvalitetssikre informasjonsflyt og tilgjengelighet.
/Les mer
contesto-logo-bunn
Telefon  45 20 70 00
post@contesto.no
Stavanger

Hovedkontor
Stokkamyrveien 13 (inngang D)
4313 Sandnes
Oslo

Avdelingskontor
Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo
© Contesto 2013
post@contesto.no
Telefon  45 20 70 00
Stavanger

Hovedkontor
Stokkamyrveien 13 (inngang D)
4313 Sandnes
Oslo

Avdelingskontor
Dronning Eufemias gate 16
0191 Oslo