Vi i Contesto kan bistå med løsninger og tjenester innen dokumenthåndtering. Vi hjelper med å strukturere måten bedrifter arbeider med informasjon og dokumenter på – enten det er behov for et fullverdig system for dokumentstyring og dokumentkontroll, eller retningslinjer og bedre arbeidsmetoder for deling og kontroll i eksisterende systemer.

Vi hjelper å få orden

Dokumenthåndtering

God dokumenthåndtering handler om å få kontroll på informasjonen som virksomheten eier eller må forholde seg til. Ulike bransjer vil ha ulike krav til sporbarhet og kontroll, men felles for alle er at det høyst sannsynlig ligger store, potensielle effektivitets- og kvalitetsgevinster i å ta dokumenthåndtering på alvor.

Få kontroll

At dokumentene er digitale trenger ikke å bety at man har god kontroll over dem. Når en organisasjon ikke har noen form for formelt dokumentstyringssystem på plass, er innholdet ofte opprettet og lagret på servere og individuelle harddisker. Innholdet er ikke systematisert og enkelt søkbart, og det kan være vanskelig å holde kontroll på hvilken revisjon eller versjon som er den korrekte.

Dokumentstyring og mappestruktur

Fokuser på redigering, godkjenning, lagring og organisering av dokumenter med henblikk på deling av innhold i en organisasjon.

De fleste virksomheter har i dag behov for å strukturere dette arbeidet ut over tradisjonell mappelagring.

De vanligste fasene i dokumenthåndtering

Produksjon og fangst

Handler om hvordan dokumenter oppstår eller kommer inn i virksomheten. Det er som regel en kombinasjon av å opprette nye dokumenter, skanne innkommende dokumenter, eller motta elektroniske dokumenter på e-post eller via andre kilder. Les mer om hvordan effektivisere og automatisere dokumentproduksjon her

Revisjon og versjonering (godkjenning)

Etter at dokumentene er opprettet eller kommet inn, skal de vurderes, redigeres, og sørge for at man har siste og rette versjon, før man «låser» et endelig dokument som skal publiseres.

Publisering

Det handler om hvordan dokumentet eller informasjonen skal deles. I noen tilfeller skal den ut på en intern arbeidsflyt, rett til et arkiv, eller den skal deles eksternt.

Arkiv

Arkivering er siste ledd i livssyklusen. Her må det avgjøres hva som skal arkiveres, og når. I tillegg hvor lenge, og hvem som skal ha tilgang.

Dokumenthånteringsmodell

En dokumenthåndteringsløsning (DMS) fra Contesto kan inkludere:

Skanning – og dokumentfangst

Informasjon i elektronisk, søkbart format er en forutsetning for å kunne digitalisere prosesser. I dag oppstår det meste av informasjon i digital form, men det er ikke dermed sikkert at informasjonen er indeksert eller lagret i et format som er søkbart. Mange har også eldre arkiv som i stor grad bare finnes i papir.

 

Vi har gode løsninger for:
  • Innskanning, tolkning og lagring
  • OCR-behandling
  • Automatisert PDF-generering (for arkiv/langtidslagring)
  • Sammenligning og duplikatsjekk
Les mer om løsningen DOCS Corp Watch: Convert image-based files to searchable PDFs
Arbeidsflyt og automatisering av arbeidsprosesser

Ved å fokusere på automatisering, optimalisering, og kontinuerlig forbedring av forretningsprosesser, kan virksomheten mer effektivt levere kvalitet til kunder, leverandører og interne medarbeidere.

Arbeidsflyt kan settes opp med parallelle oppgaver, slik at flere personer kan arbeide samtidig, mens systemet håndterer et bredt antall oppgaver automatisk. Eskaleringsprosedyrer, automatiske påminnelser og varslinger sørger for at arbeidsoppgaver følges opp og leveres innen tidsfrister. Godkjenning og elektronisk signering kan også tilrettelegges.

 

Vi kan bistå med å identifisere prosesser som egner seg til å automatisere. Vi fokuserer på forenkling, tilgjengeliggjøring av informasjon i prosessene, og kontinuerlig kvalitetssikring av forbedringstiltak.

Hvilket verktøy en skal benytte vil være en del av vurderingen. Mange har allerede teknologiske løsninger med uutnyttet funksjonalitet, og vi jobber gjerne med disse om det er mest formålstjenlig. Vi har også utviklet vår egen Contesto Task Automation som er tett integrert med dokumentstyringsløsningen eDOCS DM.

Informasjonssikring

Informasjonssikkerhet er et viktig element i dokumenthåndtering. Det handler om å bevare informasjonens konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Med andre ord, sikre at den informasjonen man besitter ikke er mulig å få tak i for uvedkommende – på samme tid gjøre den tilgjengelig for de som skal ha tilgang.

Teknisk dokumentkontroll

Er det vanskelig å ha kontroll på interne og eksterne tidsfrister i forbindelse med sjekk- og godkjenningsrutiner? For mange bedrifter kan det være utfordrende å etterkomme kundens krav til dokumentkontroll på en god måte.

Våre løsninger inkluderer arbeidsflyt med prosesser for å forenkle og kvalitetssikre leveranser av dokumentasjon, blant annet med revisjons- og versjonskontroll, publiserings- og samhandlingsarena, samt avanserte CAD-viewere som forenkler arbeidsmetoder ved redlining og markups.

Har du lyst på en gratis konsultasjon rundt din dokumenthåndtering?

Fyll ut skjemaet, så kontakter vi deg.