Få kontroll på dokumenter og informasjon med eDOCS InfoCenter

Fleksibel og brukervennlig dokumenthåndtering gir deg mer kontroll på bedriftens informasjon, integrert med Teams, SharePoint, OneDrive++

Få en demo
Calendar icon
ICTech-deices (1)

Hva er eDOCS InfoCenter?

eDOCS InfoCenter er en dokumenthåndteringsløsning for bedrifter som trenger større grad av kontroll på dokumenter og informasjon enn det tradisjonell mappe - og filstruktur kan gi. 

Se filmsnutten for en smakebit på hvordan brukergrensesnittet i eDOCS InfoCenter ser ut, og hvor enkelt det er å tilpasse og jobbe med. Vil du se enda mer? Da anbefaler vi at du sjekker ut denne filmen: 8 smarte funksjoner i eDOCS InfoCenter eller booker et møte med oss for en prat

Noen av våre fornøyde eDOCS-kunder

odfjell-1 spekter toyota linstow aw

Fordeler og muligheter

Hvorfor eDOCS InfoCenter?

eDOCS InfoCenter har alt du kan forvente av en moderne og fleksibel dokumenthåndteringsløsning.

InfoCenter kommer med funksjonalitet som dekker det meste for de fleste. Likevel er vi alle forskjellige, og noen av kundene våre har hatt behov utover det som er standard. Der det er hensiktsmessig og nødvendig, utvikler og tilpasser vi funksjoner og moduler etter kundenes ønske og behov.

Sikkerhet og tilgangskontroll

Sikkerhet og tilgang

eDOCS InfoCenter sørger for sikker lagring av dokumenter. Med tilgangsstyring og overvåking på dokumentnivå kan bedriften ivareta selv de strengeste krav til sikkerhet, og hindre uønskede hendelser.

 

Les mer
Versjonshåndtering

Versjonshåndtering

Aldri mer et spørsmål om man har siste og riktige versjon av et dokument. Dette er ivaretatt gjennom versjonshåndtering på dokumentet, hvor også historikk kan lagres slik at man enkelt kan finne igjen gamle versjoner.

 

Les mer
Integrasjon med M365

Integrert med M365

eDOCS InfoCenter har standard integrasjon med M365. Dermed kan de ansatte benytte sine daglige verktøy som Office og Teams, og samtidig ha all informasjon fra eDOCS InfoCenter lett tilgjengelig i disse applikasjonene.

Se mer
Profilkort og metadata

Profilkort og metadata sørger for strukturert lagring og raskere gjenfinning

Bruk av metadata i forbindelse med dokumenthåndtering åpner for en rekke muligheter og fordeler.

Metadata gjør det enklere å finne igjen dokumenter og informasjon.

Metadata legges inn i et profilkort knyttet til et dokument. Med eDOCS InfoCenter kan profilkort opprettes og vedlikeholdes direkte i for eksempel Microsoft Word. 

Les mer
Maler

Maler sikrer at firmaprofil blir fulgt

I eDOCS InfoCenter kan du legge opp så mange maler du ønsker.  Med maler kan de ansatte starte nye dokumenter med riktig oppsett av forside, stiler (skrifttyper, størrelse og fager), topp- og bunntekst m.m. 

Maler kan lages for alle Office-dokumenter. Vi hjelper gjerne til med å bygge opp et godt sett med maler.

Les mer
Elektronisk signering

Elektronisk signatur og godkjenning

eDOCS InfoCenter kan kobles til de mest benyttede løsninger for elektronisk signering, som Signicat og Verified

Dette betyr at en bruker kan sende et dokument direkte til signering og godkjenning fra eDOCS InfoCenter. Når signeringsoppdraget er utført blir dokumentet oppdatert og signeringshandlingen registrert i historikken til dokumentet

Les mer
Sjekk ut/inn

Sjekk ut/inn dokumenter for å unngå "versjonsrot"

En av de store fordelene med et dokumenthåndteringssystem er en sentral lagringsplass for alle dokumenter, med full kontroll på hvem som jobber med et dokument til enhver tid. Dette kalles ofte sjekk ut / inn- funksjonalitet. 

På samme måte som man i en analog verden måtte hente ut et dokument fra arkivet for å jobbe me det, kan man sjekke ut dokumentet fra InfoCenter. Det blir da låst for andre, som sikrer at ikke flere jobber samtidig med et dokument og lagrer hver sine versjoner. 

Samredigering på dokumenter er selvsagt mulig gjennom M365-integrasjonen.

Les mer
Skyen

Dokumenthåndtering i skyen eller on prem

Lenge har dokumenthåndtering krevd egne servere for raskere og sikrere tilgang. Dette er fortsatt både mulig og hensiktsmessig i mange tilfeller.

For mange vil likevel en eDOCS InfoCenter i skyen være både enklere, rimeligere og mer fleksibelt. 

Vi kan levere en fullverdig versjon av InfoCenter i skyen. Det forenkler brukeradministrasjon, installasjon og onboarding og ikke minst oppgraderinger og utrulling av nye versjoner og funksjoner.

Les mer
E-posthåndtering

E-posthåndtering

Visste du at over 90 % av ansatte bruker e-post til samhandling og deling av dokumenter?

Mengder av informasjon som kan være viktig for bedriften å ha tilgang på og kontroll over ligger i ansattes private innbokser, og bedriften er avhengig av at de ansatte manuelt lagrer kopier av mailer og vedlegg i et felles system.

Derfor er e-posthåndtering en viktig funksjon i eDOCS InfoCenter. Med integrasjonen mellom Microsoft365 og eDOCS InfoCenter kan bedriften samle all informasjon i samme system.

Les mer
Søk og gjenfinning

Søk og gjenfinning

Søk og gjenfinning av informasjon er et av de områdene man ser størst effekt av et dokumenthåndteringssystem sammenlignet med lagring lokalt eller på en fellesdisk.

I eDOCS InfoCenter er det flere måter å finne igjen informasjon. Mest brukt er nok det effektive søkefeltet, hvor du kan filtrere og sortere på en rekke variabler, lagre dine favorittsøk, lage egne "fliser" som dynamisk viser nye dokumenter som treffer dine søkekriterier og mye mer. 

Du kan også navigere i det vi kaller virtuelle mapper - FlexFolders. Her vises dokumenter du eller andre har definert, ut i fra visse kriterier.

 

Les mer

eDOCS løste våre to hovedutfordringer, men har også blitt videreutviklet til å gjøre så mye mer.‍

Harald Auvi Kyvik, IT Manager i Toyota Financial Services

Se filmen hvor han forklarer mer om hvorfor de valgte eDOCS og hva de har løst.

Flere kundesitater

Produktene innen dokumenthåndtering er gode, men den største årsaken til at vi vil anbefale Contesto er deres evne til å være tett på, og fungere som en faglig sterk rådgiver innen dokumenthåndtering.

Awilhelmsen

Tor Einar Ims (CIO)

Vi kan trygt anbefale Contesto og deres løsninger, de er tett på og gir oss gode råd om informasjonsstyring.

Norsk Sykepleierforbund

Linda Traavik Oganesyan, Arkivansvarlig

Med 204 sikkerhetspunkter som skal følges trengte vi etterhvert noe annet en en filstruktur for lagring av informasjon. 

Med eDOCS kunne vi eksempelvis begynne å sende dokumentreferanser og linker til dokumenter, i stedet for vedlegg og kopier.  Dette er en av mange forbedringer vi har opplevd etter at vi tok i bruk eDOCS. Systemet er fleksibelt, og Contesto har kompetansen til å videreutvikle teknologien,  og rådgi oss rundt prosesser knyttet til dokumenthåndtering. 

Toyota Financial Services

Harald Auvvi Kyvik (CIO)

Vi lagret alt på filstruktur, og det var vanskelig å finne dokumentene. Flere leverandører ble vurdert da vi skulle ha nytt dokumenthåndteringssystem. Valget falt på Contesto og eDOCS. Viktigste årsak til dette var brukervennlighet. 

Forskerforbundet

Birgitte Olafsen, Generalsekretær

Klar for neste steg?

Book en demo av eDOCS InfoCenter

Send oss en melding

Lurer du på om eDOCS InfoCenter passer for deg og din bedrift?

Send oss en melding, så tar vi kontakt.

GKC-illustrasjonsbilder-2-2