eDOCS Document Management (DM)

Lei av å lete etter dokumenter i ulike systemer eller folder-strukturer? Opplever du å være usikker på om versjonen du fant er den siste? – eller på hvem som har tilgang til informasjon som burde vært skjermet? Med eDOCS DM trenger du ikke å bekymre deg over dette!

eDOCS DM er et fullverdig elektronisk arkiv som håndterer lagring og gjenfinning av all informasjon som finnes i bedriften – både i papir og elektronisk form. Man kan lagre alle typer dokumenter i løsningen, som for eksempel dokumenter fra tekstbehandlingsløsninger som MS Office, e-post, faks, bilder og tekniske tegninger (CAD). Fysiske dokumenter kan skannes og lagres i systemet, samt OCR-leses for søk og gjenbruk.

Fleksibel, rask og enkel implementering!

eDOCS DM kan skreddersys for den enkelte bedrift, slik at informasjon lagres ved hjelp av metadata som det er naturlig å registrere (f. eks tittel, eier, prosjekt, kunde, osv.) Løsningen har et åpent API som gjør det enkelt å integrere med andre interne applikasjoner.

All funksjonalitet i eDOCS DM er tett integrert med Windows-miljøet, og tilbyr et kjent brukergrensesnitt hvor læringskurven reduseres til et minimum.

Løsningen er tilgjengelig via:
  • MS Office/office365 – løsningen tilbyr egne menyvalg i bl.a. MS Word, MS Excel, MS PowerPoint
  • MS Outlook – løsningen er en del av trestrukturen i MS Outlook
  • Windows Explorer – løsningen er en del av trestrukturen i Windows Explorer
  • eDOCD InfoCenter – løsningen tilbyr en egen web-klient

E-post håndtering

eDOCS DM har avansert e-post håndtering som gjør det enkelt å lagre all innkommende og utgående e-post.

Dette inkluderer blant annet:
  • Lagring av e-post direkte ved utsendelse
  • Dra-og-slipp e-poster til dynamiske mapper i eDOCS DM
  • Forenklet lagring av e-post med forslag til metadata basert på historikk
  • Merking av e-poster som er lagret i systemet. Dette gjelder også ved e-post mottatt av flere mottakere
  • Dra-og-slipp funksjonalitet til egne mapper i MS Outlook som deretter automatisk lagres i eDOCS DM til gitte tidsintervaller

Nøkkelfunksjonalitet:

Versjonskontroll

Mulighet til å opprette inntil 99 versjoner og inntil 26 sub-versjoner av hver versjon.

Sikkerhetsfunksjon

Tilgangskontroll på dokumenter kan settes på grupper, roller, bruker, og helt ned på dokumentnivå. I tillegg kan man sette sikkerhet på spesifiserte metadata.

Sjekk inn/sjekk ut

Mulighet for å kopiere dokumenter for editering utenfor nettverket eller for å ta med dokumenter i møter eller på reiser.

Dokumenthistorikk

Alle dokumenter får automatisk en logg der alt som skjer med dokumentet blir registrert. (”Audit Trail”).

Hurtigsøk

Viser en liste over de siste 30 dokumentene brukeren har arbeidet med som standard. Kan i tillegg lagre faste søk basert på søk brukeren gjør.

Profilsøk

Søk etter dokumenter basert på informasjon i de forskjellige feltene i dokumentprofilen.

Innholdssøk

Søk basert på fritekst i både dokumenter og metadata ved bruk av spesifikke ord, fraser eller ord med en gitt sammenheng

Virtuelle prosjektmapper

Samle relaterte dokumenter i elektroniske mapper

Maler

Mulighet for å lagre skjema/maler i integrerte applikasjoner

Applikasjonsintegrasjon

Standard integrasjon mot de fleste Windows-programmer

Har du lyst på en gratis konsultasjon?

Fyll ut skjemaet, så kontakter vi deg.